কোচিং স্টাইল মিটিং। কার্যকর ব্যবসায়িক যোগাযোগের গোপনীয়তা

সুচিপত্র:

ভিডিও: কোচিং স্টাইল মিটিং। কার্যকর ব্যবসায়িক যোগাযোগের গোপনীয়তা

ভিডিও: কোচিং স্টাইল মিটিং। কার্যকর ব্যবসায়িক যোগাযোগের গোপনীয়তা
ভিডিও: ব্যবসা টিকিয়ে রাখার ১০টি চমৎকার কৌশল 2024, মার্চ
কোচিং স্টাইল মিটিং। কার্যকর ব্যবসায়িক যোগাযোগের গোপনীয়তা
কোচিং স্টাইল মিটিং। কার্যকর ব্যবসায়িক যোগাযোগের গোপনীয়তা
Anonim

একবার, উৎপাদনে কর্মী বিভাগের একজন নবীন প্রধান হিসাবে, আমি উদ্ভিদ ব্যবস্থাপনার প্রথম বৈঠকের জন্য উৎসাহ নিয়ে অপেক্ষা করছিলাম। আমি কল্পনা করেছিলাম কিভাবে ম্যানেজমেন্ট টিম টিমের ভালোর জন্য কাজ করবে।

আমার অধস্তন, কর্মী বিভাগের একজন পরিদর্শক, যিনি প্রায় 50 বছর ধরে এখানে কাজ করেছেন, আমার উজ্জ্বল প্রত্যাশাগুলি ভাগ করেননি। “অবাক হবেন না যে কারখানাটির সমস্ত সমস্যার জন্য কর্মী বিভাগকে দায়ী করা হবে। এই অবস্থা দেখে বিচলিত হবেন না, নেতাদের বাষ্প ছাড়তে হবে এবং দোষীদের খুঁজে বের করতে হবে। এবং সভার বিন্যাস বাজারের মতো হবে সহকর্মীদের সংগঠিত সভার চেয়ে যাদের সাধারণ সিদ্ধান্তে আসা দরকার।"

প্রকৃতপক্ষে, সভা আমাকে গঠনমূলকতার অভাব দিয়ে আঘাত করেছিল। তারা সবাই একে অপরের কথা না শুনে এবং এজেন্ডা মনে না রেখে একই সময়ে প্রায়োগিকভাবে কথা বলেছিল। ফলস্বরূপ, "জ্বলন্ত" সমস্যাগুলি অমীমাংসিত থেকে যায় এবং সমস্ত সময় তুচ্ছ বিবরণ নিয়ে আলোচনা করতে ব্যয় করা হয়। এরপর 10 বছর পেরিয়ে গেছে, কিন্তু, বিভিন্ন কোম্পানির ম্যানেজারের মতে, অনুরূপ মিটিং এখনও অনুষ্ঠিত হচ্ছে।

সভাগুলোকে গঠনমূলক এবং কার্যকরী রাখতে আমি কোচ হিসেবে কী সুপারিশ করতে পারি? অনুরোধটি বিবেচনা করুন এবং এটি বাস্তবায়নের জন্য সর্বোত্তম অনুশীলনের সন্ধান করুন। প্রথমে, বিশ্লেষণ করুন যদি আপনার সত্যিই একটি মিটিং পরিচালনা করার প্রয়োজন হয় বা আপনি অভ্যন্তরীণ যোগাযোগের অন্য বিন্যাসের সাথে করতে পারেন?

কখন সভা করবেন?

1. একটি সমস্যা বা কাজ সম্পর্কে একটি দলগত আলোচনার প্রয়োজন আছে

2. দলের সাথে গুরুত্বপূর্ণ তথ্য শেয়ার করা এবং এই বিষয়ে তার সদস্যদের মতামত শোনা প্রয়োজন।

3. একটি গুরুত্বপূর্ণ বিষয়ে সর্বাধিক সংখ্যক ধারণা এবং দৃষ্টিভঙ্গি সংগ্রহ করতে চান

4. এমন সমস্যা আছে যা আপনার অধস্তনদের অধিকাংশের লক্ষ্যকে প্রভাবিত করে।

5. আপনি কি জানেন যে দলটি একত্রিত হতে চায় এবং যৌথভাবে কিছু সমস্যার সমাধান করতে চায়, একই সাথে এর বাস্তবায়নের দায়িত্বও বন্টন করে

কখন আপনার সভা করা উচিত নয়?

1. কর্মক্ষমতা হ্রাস না করে অন্যান্য যোগাযোগ সরঞ্জাম ব্যবহার করা বোধগম্য

2. কাজটি জরুরী / গুরুত্বপূর্ণ, এবং এটি সমাধান করতে বিলম্ব খুব ব্যয়বহুল হতে পারে

Public। প্রশ্নটি জনসাধারণের আলোচনার জন্য আনা খুব ব্যক্তিগত

4. সভা প্রস্তুত ও পরিচালনা করার জন্য পর্যাপ্ত সময় নেই

5. অধস্তন থেকে কাউকে শাস্তি দেওয়ার জন্য সভাটিকে হাতিয়ার হিসাবে ব্যবহার করতে চান

সমস্ত দশটি পয়েন্ট এক বাক্যে সংক্ষিপ্ত করা যেতে পারে। যখন টিমওয়ার্কের প্রয়োজন হয় তখন একটি মিটিং পরিচালনা করুন এবং এরকম কোন প্রয়োজন না হলে একটি মিটিং করবেন না।

কার্যকর সভার জন্য 10 টি টিপস

টার্গেট। আপনার জন্য নির্ধারণ করুন কোন সভার আয়োজন করার জন্য আপনার কোন উদ্দেশ্যে প্রয়োজন? কি ফলাফল এবং কি ফর্ম আপনি মিটিং শেষে পেতে চান? সিদ্ধান্ত নেওয়ার আছে কি? কি অসুবিধা দেখা দিতে পারে এবং কিভাবে তাদের নিরপেক্ষ করতে? মিটিং অংশগ্রহণকারীদের লক্ষ্য কতটুকু মিলেছে / ভিন্ন? লক্ষ্য দ্বন্দ্ব কি সম্ভব? প্রথম পর্যায়ে যত সাবধানে কাজ করা হবে, মিটিংয়ের সময় তত কম প্রতিরোধের সৃষ্টি হবে

অংশগ্রহণকারীরা। মিটিং অংশগ্রহণকারীদের গঠন তার লক্ষ্য উপর নির্ভর করে গঠিত হয়। সেই ব্যক্তিদের আমন্ত্রণ জানান যারা মিটিং বিষয়গুলির আলোচনায় সত্যিই গুরুত্বপূর্ণ অবদান রাখতে পারেন। একটি ওয়ার্কগ্রুপ নিয়োগের জন্য আপনার প্রেরণা পরীক্ষা করুন, আপনি কি মিটিংগুলিকে একজন অভিনেতার থিয়েটারে পরিণত করছেন (নিজে)? এটা কি সত্যিই এই লাইনআপ যে ফলপ্রসূ হবে? অংশগ্রহণকারীদের রচনাটি ক্রমাগত পরিবর্তন করা মূল্যবান, এটি প্রতিটি সভার জন্য পৃথকভাবে গঠন করে। এটি ম্যানেজারকে রুটিন এড়াতে সাহায্য করবে এবং গ্রুপ গতিশীলতায় ইতিবাচক প্রভাব ফেলবে

বিন্যাস। আপনার কাজের উপর নির্ভর করে সেরা মিটিং ফর্ম্যাটটি চয়ন করুন। যদি আপনার প্রয়োজন হয়, উদাহরণস্বরূপ

1) উদ্ভাবন সম্পর্কে দলকে অবহিত করুন

একটি "সভা - তথ্যপূর্ণ বার্তা" পরিচালনা করুন।এই ধরনের সভার কাজ হল অংশগ্রহণকারীদের আসন্ন পরিবর্তন সম্পর্কে যথাসম্ভব অবহিত করা, লক্ষ্য প্রতিরোধ হ্রাস করা। একজন নেতাকে সাহায্য করার জন্য একটি ভাল হাতিয়ার হবে SWOT বিশ্লেষণ।

2) কাজগুলি সেট করুন এবং দায়িত্ব অর্পণ করুন

"মিটিং-অর্ডার"। একটি খুব কাঠামোগত এবং স্পষ্ট বিন্যাস, পরিস্থিতি নিয়ন্ত্রণ, লক্ষ্য স্বাধীনভাবে অংশগ্রহণকারীদের দ্বারা দায়িত্ব বিতরণ করা। এটি নির্দেশনার স্তরকে হ্রাস করবে যা কাজের গুণগত কার্য সম্পাদনে হস্তক্ষেপ করতে পারে।

3) একটি সাধারণ সিদ্ধান্তে আসা

একটি "মিটিং-আলোচনার" আয়োজন করুন যার সময় আপনি সমস্ত অংশগ্রহণকারীদের মতামত শুনবেন। জয়-জয় মিটিং কৌশল, নেতার ভূমিকা মডারেটর। এই ফরম্যাটের টুলস হল মস্তিষ্কচর্চা, মাল্টি-পজিশন সার্ভে, কার্ড সহ সার্ভে, সমস্যা বিশ্লেষণ স্কিম ইত্যাদি।

সমস্যা বিশ্লেষণ প্রকল্প, টি। এডমুলার

4) সমস্যা সমাধানের জন্য একত্রিত করুন

এই ধরনের বৈঠকের জন্য মধ্যস্থতা মিটিং সর্বোত্তম ফর্ম্যাট। এমন একজন মডারেটর খুঁজে বের করা খুবই গুরুত্বপূর্ণ যিনি দলের কর্তৃত্ব ভোগ করেন। একজন নেতা সবসময় সেরা পছন্দ নাও হতে পারে। বাহ্যিক বিশেষজ্ঞ (মধ্যস্থতাকারী, কোচ, পরামর্শদাতা) কে আমন্ত্রণ জানানো অনেক বেশি কার্যকর

5) ধারনা সংগ্রহ করুন

"মিটিং - মস্তিষ্কচর্চা" এই ক্ষেত্রে 100% সেরা সমাধান হবে। এই ফরম্যাটের মূল বিষয় হল নিয়ম এবং মস্তিষ্কের অ্যালগরিদম অনুসরণ করা। এবং এছাড়াও, উন্মুক্ততা এবং স্বাচ্ছন্দ্যের একটি পরিবেশ বজায় রাখুন, মনে রাখবেন যে সমালোচনা এই ধরনের সভার কার্যকারিতা হত্যা করে

6) দক্ষতা উন্নত করুন

"মিটিং-লার্নিং"। এই বিন্যাসটি নেতাকে প্রশিক্ষক বা কোচ হিসাবে কাজ করার অনুমতি দেয়। অধস্তনদের সাথে দরকারী তথ্য শেয়ার করুন, এটি নিয়ে আলোচনা করুন এবং পরিকল্পনা করুন কিভাবে আপনি এটি দৈনন্দিন কার্যক্রমে প্রয়োগ করবেন। পরিচালকদের জন্য একটি ভাল সন্ধান হবে সপ্তাহে / মাসে কয়েকবার 30 মিনিটের বৈঠক, বিশেষত অধস্তনদের উন্নয়নের জন্য তাদের দ্বারা আয়োজিত। একটি দক্ষতা - একটি উন্নয়ন কৌশল - একটি কর্ম পরিকল্পনা এই ধরনের মিটিংগুলির জন্য একটি মোটামুটি অ্যালগরিদম

একটি স্থান. আপনি আপনার দলের সাথে কোথায় মিলিত হবেন তা সভার উদ্দেশ্য এবং বিন্যাস দ্বারা নির্ধারিত হয়। প্রশিক্ষণ বিন্যাস এবং "মধ্যস্থতা সভা" বিভিন্ন আকার এবং সরঞ্জামগুলির রুম প্রয়োজন হতে পারে। এই বিষয়ে আগে থেকেই চিন্তা করুন। এটাও আবশ্যক যে উপস্থিতরা একে অপরকে দেখতে পাবে এবং মিটিংয়ের নেতার সাথে চোখের যোগাযোগ করতে সক্ষম হবে

পরিকল্পনা। আপনার সভার পরিকল্পনা লিখিত হওয়া উচিত। আসলে, এটি একটি এজেন্ডা যা নিম্নলিখিত আইটেমগুলি অন্তর্ভুক্ত করে

- তারিখ, সময়, অবস্থান

- সভার উদ্দেশ্য

- আলোচনা করা বিষয়গুলি

- সভার কাঙ্ক্ষিত ফলাফল এবং তার রূপ

- বিন্যাস

- প্রবর্তক এবং কে মিটিং করছেন

- বাইরে থেকে আমন্ত্রিত সহ অংশগ্রহণকারীদের একটি তালিকা

মিটিং অংশগ্রহণকারীদের মিটিং পরিকল্পনা পাঠান, তারা তাদের প্রশ্ন যোগ করতে চাইতে পারেন। সময় বাঁচানোর জন্য, আপনি একটি মিটিংয়ে বেশ কয়েকটি সমস্যার সমাধান করতে পারেন

নিয়ম। সভা পরিচালনার জন্য মৌলিক নিয়ম দল দ্বারা নির্ধারিত হয় এবং মিটিং থেকে মিটিং পর্যন্ত ভিন্ন হতে পারে। কিন্তু স্থায়ী নিয়ম আছে, যেমন সময়সীমা মেনে চলা, সিদ্ধান্ত গ্রহণকারীদের চুক্তি, কোম্পানী নীতি দ্বারা আরোপিত বিধিনিষেধ, দ্বন্দ্ব ব্যবস্থাপনার চুক্তি ইত্যাদি

প্রোটোকল। এটি মিটিংয়ের এক ধরণের সারাংশ, যা এর সমস্ত মূল বিষয়গুলি বর্ণনা করে। বৈঠকের সময় করা নোটের উপর ভিত্তি করে এটি সভার সচিব প্রস্তুত করেন। মিনিট, নেতা, সভার সচিব এবং মূল অংশগ্রহণকারীদের (কর্ম পরিকল্পনায় নির্দেশিত) দ্বারা স্বাক্ষরিত হয়। মিটিংয়ের সকল অংশগ্রহণকারীদেরকে মিনিটের কপি পাঠানো হয

সময়। সময় ব্যবস্থাপনা মিটিং দক্ষতার অন্যতম মূল বিষয়। সর্বদা নির্ধারিত সময়ে মিটিং শুরু করুন, কারণ পরবর্তীতে আপনি সময়নিষ্ঠতা অর্জন করতে পারবেন না। পরিকল্পনার সমস্ত পয়েন্টের জন্য সময়সীমা নির্ধারণ করুন এবং তাদের বাস্তবায়ন পর্যবেক্ষণ করুন। 60x20x20 নিয়ম অনুসরণ করুন:

আপনার of০% সময় জরুরী / গুরুত্বপূর্ণ বিষয়ে ব্যয় করুন।

20% সময় অপ্রত্যাশিত বিষয় এবং হঠাৎ উদ্ভূত জরুরী প্রশ্নে ছেড়ে দিন

তথাকথিতদের 20% সময় বরাদ্দ করুন। সামাজিক চাহিদা - বিরতি, লাঞ্চ, কথা বলা ইত্যাদি

শেষ. মিটিংটি ভালভাবে শেষ করতে, টিমওয়ার্কের স্টক নিন। লক্ষ্য করুন যে দলটি কী অর্জন করেছে, উন্নত পরিকল্পনার পয়েন্টগুলি দিয়ে যান, নিশ্চিত করুন যে উপস্থিত সবাই বুঝতে পারে এবং পরিকল্পনা করা হয়েছে তা সমর্থন করে। সভা শেষে, একটি সারাংশ বিজ্ঞপ্তি তৈরি করুন যা অনুপস্থিত সহ সকল সভায় অংশগ্রহণকারীদের কাছে পাঠানো হবে। এতে অংশগ্রহণকারীদের একটি তালিকা, মূল আলোচনার প্রশ্ন, সিদ্ধান্ত, একটি কর্ম পরিকল্পনা এবং এর প্রতিটি পয়েন্ট, সময়সীমা, নিয়ন্ত্রণ পয়েন্ট, পরবর্তী সভার তারিখের জন্য দায়ী করু

নিয়ন্ত্রণ. পরিস্থিতি যখন মিটিংয়ের মাধ্যমে সবকিছু শেষ হয় তখন অস্বাভাবিক নয়। পদক্ষেপ নেওয়ার জন্য, আপনার ইচ্ছা এবং প্রেরণা প্রয়োজন, সেইসাথে সিদ্ধান্ত বাস্তবায়নের উপর নিয়ন্ত্রণ। কন্ট্রোল পয়েন্ট এবং এর জন্য দায়ী ব্যক্তিদের সরাসরি মিটিংয়ে সংজ্ঞায়িত করু

সভা করতে অসুবিধা

1. দ্বন্দ্

মিটিংয়ের সময়, দ্বন্দ্ব পরিস্থিতি প্রায়ই দেখা দেয়। কখনও কখনও তারা এতটাই জ্বলে ওঠে যে বৈঠকটি পারস্পরিক অভিযোগ এবং ব্যক্তিগত আক্রমণের ধারায় পরিণত হয়। এক্ষেত্রে ম্যানেজারের কী করা উচিত?

- এই বৈঠকের কাঠামোর মধ্যে বিতর্কিত সমস্যার আলোচনা স্থগিত করুন এবং পরে সমাধান করুন। ততক্ষণে, আবেগ কমে যাবে এবং অংশগ্রহণকারীরা নিজেদের গঠনমূলকভাবে প্রকাশ করতে সক্ষম হবে।

- সমস্যার সমাধান একটি পৃথক বিন্যাসে অনুবাদ করুন এবং সাধারণ সভার বাইরে বিরোধী পক্ষের সাথে দেখা করুন

- প্রশ্নটি ঠিক করুন এবং পরবর্তী সভায় এটি বিবেচনা করার জন্য আমন্ত্রণ জানান

- সমঝোতার প্রস্তাব দিন

2. যোগাযোগ বাধ

উপদেশ, হুমকি, সমালোচনা, তিরস্কার, "নির্ণয়" এবং লেবেলিং, সুপারিশ, আদেশ, ক্লিচ এবং সাধারণ শব্দাবলী সবই মিটিংয়ে বাধা হিসেবে কাজ করতে পারে। যোগাযোগের বাধা প্রতিরোধ এবং এন্টিপ্যাথি সৃষ্টি করে। নেতার জন্য এই ধরনের বিষয়গুলি লক্ষ্য করা এবং তাদের প্রতি কার্যকরী দলের সদস্যদের দৃষ্টি আকর্ষণ করা গুরুত্বপূর্ণ। যোগাযোগে বাধা দূর করতে, এই বিষয়ে একটি অতিরিক্ত কাজের নিয়ম তৈরি করুন। এবং পদ্ধতিগতভাবে দলের যোগাযোগের দক্ষতা উন্নত করুন

3. ত্রুট

সভা পরিচালনায় অসুবিধা এবং ভুলগুলি যে কোনও সংস্থায় লক্ষ্য করা যায়। সবচেয়ে সাধারণ হল:

- নির্ধারিত লক্ষ্যগুলির সাথে অ-সম্মতি

- বিধিবিধান না মেনে চলা

- মিটিং অংশগ্রহণকারীদের জন্য তথ্যের অভাব

- সবচেয়ে উত্পাদনশীল সময়ে কর্মীদের ধরে রাখা

- মাথা থেকে চাপ বা উল্টো, নিষ্ক্রিয়তা এবং পারস্পরিকতা

- বৈঠকের পর নিষ্ক্রিয়তা

আপনার মিটিংগুলি একটি মূল্যবান ব্যবস্থাপনা সম্পদ বা একটি ব্ল্যাক হোল হয়ে উঠতে পারে যেখানে সময়টি কোনও চিহ্ন ছাড়াই দ্রবীভূত হয়। সিদ্ধান্ত আপনার.

প্রস্তাবিত: